¿Qué son los gastos sustentados con recibos de caja y porqué son importantes dentro de una empresa?

¿Qué son los gastos sustentados con recibos de caja y porqué son importantes dentro de una empresa?

Se alucina, que todos los gastos o salidas de lucas dentro de la empresa, deben ser avalados por recibos, facturas o pagares contables.

Eso hace, que al momento, en que el contador, pueda conocer en su totalidad, la cantidad de gastos, que se realizaron durante un tiempo determinado.

¿Qué gastos puedo realizar dentro de mi empresa, que merezcan ser sustentados con recibos?

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Alucina pe, que realmente lo mejor es que todo tipo de gasto, debe ser sustentado, para que así el contador o contadora, pueda llevar correctamente, la sumatoria de activos y pasivos dentro de la empresa.

Los gastos, pueden referirse, de la adquisición de nuevos activos, como de los gastos cotidianos del gerente, o los gastos de servicios cotidianos usados por la empresa, para llevar los mismos, es necesario contar con las facturas de cada uno de ellos.

Algunas empresas, cuentan con aplicaciones dentro de sus servidores, las cuales, les permiten llevar un registro más exacto de todos los gastos.

¿Cómo puedo contabilizar los gastos con recibos de caja?

Para eso, necesitas, que tú mismo o algún empleado, anote cada uno de los recibos de caja, de dinero saliente, en un momento especifico.

Esos registros, se deben hacer constantemente, siempre y cuanto, salgan lucas de la caja de la empresa.

A continuación, te enseñamos un ejemplo.

Ejemplo

La empresa Alturas, S.a. tiene una sucursal dentro de Lima, en ella se guardan los buses y camiones ferroviarios, que se utilizan, para prestar servicios de transportes terrestres.

En un periodo de tiempo, de aproximadamente 3 meses, durante viajes, realizados en el año que se encuentra transcurriendo, el administrador, se dio a la tarea, de contratar nuevo personal, con personas cercanas a la ciudad.

Los mismos nuevos empleados, se encargan de las tareas de limpieza, dentro del establecimiento, el monto total de sus servicios, durante ese tiempo, fue de S/80.000.

Para llevar dicho registro contable, el administrador, realizó la siguiente tabla.

Ejemplo de la tabla contable

 

CASTOS DE SERVIC. PRESTADOS POR TERC. DEBE   HABER
Mantenimiento y reparaciones 80,000
Propiedad, planta y equipo
CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES-TERC. 80,000

Facturas y otros comprobantes por pagar 4211 No emitidas

x/x Por los servicios de limpieza de local y de los vehículos de transpone

Todos los campos, llenados con la salida de dinero, se encuentra sustentado, con su correspondiente registro de caja chica.

Además de eso, los recibos, contienen los datos personales, de cada cholo, que trabajo realizando el trabajo de limpieza, los datos serian:

  • Nombre
  • Apellido
  • Dirección
  • DNI
  • Firma y huella del personal

Estos mismos gastos, se califican como dividendos presuntos, que se restan de las ganancias totales, que recibe la empresa, durante el periodo determinado (los 3 meses).

¿Cómo se calcularía para reponer los gastos?

En el ejemplo, enseñado anteriormente, se debe plantear la premisa, de que tratándose de servicios, prestados por limpieza de establecimiento y vehículos.

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Es importante, que un empleado externo a la labor, o el mismo administrador, lleve un registro manual sobre las labores, realizadas por el mismo personal, contando horas laboradas y días trabajados, en base al dinero prometido para dicha labor.

Los recibos deben ser manuales, ya que según la ley del estado, en el artículo 7 del reglamento de comprobantes de Pago1 (RCP), hace referencia, a que dichos servicios, no están obligados a emitir algún tipo de comprobante.

Además, de que dichos gastos, también pueden ser deducibles, dentro del monto de la renta neta, del año en transcurso, pero todas estas medidas, deben estar debidamente documentadas, a fin de cumplir con los requisitos mínimos, establecidos por el mismo RCP.

¿Qué pasa si dentro de mis comprobantes se encuentran gastos falsos?

La ley, constituye, que en el caso, de comprobar fraudes, dentro de los comprobantes comerciales, de la empresa, se puede llegar a emitir una multa, que te quitaría unas cuantas lucas.

Si el fraude, es por montos muchos mayores, seguramente, pedirán que la empresa se declare en misión imposible, para finalmente dar cierre total, con las actividades comerciales, de la misma empresa.

Así que cholo, si tienes la idea, de que alguno de tus empleados, está cometiendo, algún tipo de tocuyo con tus comprobantes comerciales, lo mejor es que lances a la calle a ese empleado.

Por tu propio bienestar y el de tu empresa.

Si lo ves necesario, tírale el dedo a ese empleado, para que tu empresa sea libre de cualquier tipo de cargos criminales, en cambio, todo caiga sobre ese tiró-tiró.

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¿Cómo solvento los gastos prohibidos o falsos?

Se tiene, que estar claro, que todo gasto falso o prohibido, de igual manera se debe extraer de las ganancias de la empresa.

Ya que se llegan a declarar, como gastos verídicos de la empresa, en caso de que la empresa, no cuente con esa cantidad de dinero al momento.

Obligatoriamente, se debe añadir como una tasa adicional a las ganancias existentes, en muchas ocasiones, se pueden extraer de la caja chica o de las mimas ganancias del jefe, o del dueño de la empresa.

Esto, porque en la empresa no puede quedar, sin activos y menos sin un flujo constante de efectivo, en caso de lo contrario, posiblemente tu empresa llegue a caer en una misión imposible.

La importancia de llevar la contabilidad de los gastos con recibos de caja

Como ya te habíamos mencionado anteriormente, cada uno de los procesos contables, son sumamente necesarios, para poder llevar una correcta contabilidad, de todo lo que entra y sale, con respecto a la empresa.

Además, de que legalmente, el estado requiere, cada uno de los libros contables de la empresa, para poder sumar los impuestos, que la misma debe solventar con el gobierno.

En caso de no realizar, este tipo de contabilidades, la empresa no solo puede recibir una multa alta, sino que además podemos caer en actividades comerciales ilegales.

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